La figura predisposta per gestire il processo di conservazione digitale a norma di legge, è il responsabile della conservazione dei documenti informatici (in breve RdC), cioè colui che presiede e controlla l’attività stessa.

Secondo la deliberazione del CNIPA n. 11/2004 al RdC viene affidato il compito di realizzare l’archivio di conservazione con procedure autonomamente realizzate, personalizzate tramite il proprio sistema operativo, con l’unico vincolo che queste ultime siano documentate e che si garantisca la tracciabilità, l’integrità dei contenuti nel tempo e l’accesso e l’esibizione di ogni singolo documento. Il RdC deve, tra le cose più importanti, scegliere i supporti di memorizzazione (non vengono richiesti particolari standard a patto che siamo supporti atti alla lunga conservazione) e deve controllare il corretto uso della firma digitale e il corretto impiego della marca o riferimento temporale.
La figura del RdC viene nominata grosso modo allo stesso modo del Responsabile della Privacy.
Il responsabile della conservazione, secondo le normative sopraccitate, è tenuto a:

• attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione
• gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso alle informazioni
• redigere e gestire il Manuale del Responsabile della Conservazione
• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati
• predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantirne la continua integrità
• richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento, ossia per la conservazione dei documenti analogici originali “unici”, “per i quali le caratteristiche di non ricostruibilità del documento impongono razionalmente maggiori cautele”
• definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale
• verificare periodicamente (almeno ogni 5 anni) che i documenti conservati siano leggibili e procedere al “riversamento diretto” e, se necessario, all’aggiornamento del formato tecnologico dei file conservati (“riversamento sostitutivo”), qualora richiesto dagli eventuali sviluppi tecnologici.

Contrariamente a quanto stabilito nel Provvedimento direttoriale del 25 ottobre 2010 dell’Agenzia delle Entrate, la circolare 5/E datata 29 febbraio 2012 chiarisce che il soggetto interessato o il responsabile della conservazione possa (in vece dell’azienda o del sostituto di imposta) trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate, ovviamente per i soli documenti rilevanti ai fini tributari, una comunicazione contenente:

• l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione
• la relativa firma digitale
• la marca temporale.