DDocuments ha sviluppato per il Gruppo Fantoni una piattaforma in grado di integrare e gestire ogni documento presente in azienda, dalla nascita fino alla conservazione stessa in digitale e a norma di legge.

Un percorso di digitalizzazione documenti tra i più evoluti d’Italia

La collaborazione tra DDocuments e il Gruppo Fantoni è iniziata nel luglio 2016 con un sistema di distribuzione via email e PEC delle fatture e Conservazione digitale a norma del ciclo attivo. Tale sistema ha reso possibile:

• il monitoraggio sull’invio e la consegna delle fatture
• l’archiviazione di circa 100.000 documenti attivi all’anno
• la semplificazione dei flussi di lavoro e la riduzione dell’uso della carta.

Per il Gruppo Fantoni digitalizzare il ciclo attivo è stato solo l’inizio di un percorso di digitalizzazione che è risultato tra i più evoluti d’Italia. I benefici tecnici ed economici derivanti da tale soluzione hanno spinto l’azienda a scegliere un’ulteriore soluzione DDocuments: la dematerializzazione dei documenti del ciclo passivo presente in azienda. La piattaforma D-documents è progettata nativamente con un sistema di riconoscimento dei caratteri QR-code e di riconoscimento del documento cartaceo dopo la scannerizzazione. In questo modo è possibile la ricerca sul singolo documento, sia che si tratti della fattura passiva sia del documento di Entrata Merce, permettendo un archivio digitale completo ed estremamente preciso e ordinato.

Il procedimento svolto è il seguente:

1. registrazione del documento al gestionale
2. stampa automatica dell’etichetta adesiva del QR-code associato contenente le informazioni correlate al documento
3. applicazione dell’etichetta adesiva del QR-code al documento
4. scansione documento
5. archiviazione a norma del documento cartaceo
6. eliminazione copia cartacea con conseguente abbattimento del costo di archiviazione fisica.

Anche la conservazione dei documenti del ciclo passivo è a norma, certificata con una firma digitale e una marca temporale.

Infine, è stato adottato il servizio di firma grafometrica D-sign. Nel gruppo Fantoni, infatti, una mole estremamente consistente di carta riguarda i documenti di trasporto (DDT), che servono sia per lo spostamento dei prodotti da uno stabilimento all’altro del gruppo sia per la consegna della merce ai clienti. Con la soluzione D-sign il documento è generato in digitale, non è stampato su carta e viene firmato tramite tavolette di firma grafometrica. Con questa soluzione il DDT è sempre reperibile, non vengono disperse informazioni e gli utenti interni possono scaricare tutta la documentazione inerente un trasporto o una fattura creando degli effettivi fascicoli elettronici.

Ad oggi la soluzione di firma grafometrica D-sign ha permesso una digitalizzazione di oltre 190.000 documenti all’anno, eliminando l’intero flusso documentale cartaceo interno al Gruppo.

In futuro, la collaborazione tra il Gruppo Fantoni e DDocuments si arricchirà di un’altra soluzione: l’integrazione del  gestionale con la fatturazione elettronica tra privati D-documents. Ciò consentirà di rendere più rapide ed efficienti le comunicazioni tra il Gruppo ed i suoi partner compiendo un ulteriore passo verso l’efficienza digitale per la gestione dei documenti e delle informazioni.

Cenni sul Gruppo Fantoni: 136 anni tra storia, verticalizzazione e innovazione con DDocuments.

Chi è Fantoni

Nel 1882 a Gemona del Friuli nasce dall’ebanista Achille Fantoni il primo nucleo dell’azienda. Dopo pochi anni dalla fondazione, dal 1903 fino al 1950, è un susseguirsi di collaborazioni con prestigiose firme nel mondo dell’architettura, esposizioni in tutta Italia di arredi e la creazione di un logo “Fratelli Fantoni”, per farsi pubblicità. Dal 1950 al 1958 viene costruito il nuovo stabilimento Fantoni a Gemona del Friuli. Dal 1963 a Osoppo, viene costruito il mobilificio e nel 1973 il vero e proprio stabilimento. Dal 1973 ad oggi, con l’avvio dello stabilimento ad Osoppo, che diventerà il nuovo Quartier Generale del Gruppo, inizierà un progetto di verticalizzazione della produzione e consolidamento della posizione di leadership nel settore della produzione dei pannelli in legno. Alcuni esempi sono, dal 1982 al 1987, la costruzione di otto centrali idroelettriche nel Friuli Venezia Giulia oppure nel 1992, sempre ad Osoppo, l’inaugurazione dello stabilimento per produrre colla per il legno.
Negli ultimi 25 anni sono state inaugurate nuove linee sempre più automatizzate per la produzione dei pannelli in legno MDF.
Dal 2007 la soluzione di arredo ufficio si impreziosisce del sistema Climacustic, il primo sistema fonoassorbente e radiante. Nel 2017 entra in funzione un nuovo impianto di produzione MDF, il Plaxil 8. Ad oggi il gruppo è composto da 7 aziende, ognuna con ruoli specifici nella catena verticale di produzione del prodotto finito in legno. Le singole fasi di lavorazione avvengono quindi in luoghi differenti. Diventa necessario quindi che la documentazione sia “istantaneamente reperibile” da tutte le funzioni aziendali coinvolte. La perdita della relativa documentazione genererebbe inutili rallentamenti e, di conseguenza, maggiori costi nella produzione stessa.